Herencias y sucesiones en el despacho: cómo montar un proceso que no dependa de tu memoria

Para un despacho pequeño, las herencias suelen ser asuntos agradecidos: el cliente llega con una necesidad clara y un expediente bien llevado genera minuta, suplidos y, con frecuencia, asuntos derivados. También son asuntos con mucho riesgo concentrado en una fecha que el despacho no elige: la del fallecimiento, desde la que corren los plazos fiscales.

Cuando el control vive en una carpeta compartida, un cuaderno y la memoria de quien lleva el asunto, el fallo acaba llegando por pura acumulación de expedientes abiertos. La alternativa es tratar la herencia como un proceso: hitos tipificados, plazos calculados desde el primer día y documentación con estado, de modo que cualquier persona del despacho pueda coger el expediente y saber en qué punto está.

1. Las seis fases de un expediente de herencia

Por complejo que sea, todo expediente de sucesiones recorre las mismas fases. Tipificarlas es el primer paso para poder medirlas y vigilarlas.

1. Apertura y toma de datosPrimera reunión con el heredero que contacta. Hay tres datos que condicionan todo lo demás: la fecha exacta del fallecimiento, la residencia habitual del causante en los cinco años anteriores (determina qué comunidad autónoma aplica su normativa del impuesto) y la relación completa de posibles herederos y legatarios. Se firma la hoja de encargo y se pide la primera provisión de fondos.
2. Certificados y determinación de herederosCertificado literal de defunción, certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad y certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Con ellos se localiza el último testamento y se pide copia autorizada al notario. Si no hay testamento, se tramita la declaración de herederos abintestato. Es la fase que más se atasca por causas ajenas al despacho.
3. Inventario del caudalInmuebles con nota simple y referencia catastral, saldos bancarios a fecha de fallecimiento, vehículos, participaciones sociales, seguros de vida y planes de pensiones; en el pasivo, deudas pendientes y gastos deducibles. Es la fase que más influye en el importe final del impuesto.
4. Aceptación y particiónCuaderno particional, adjudicación de bienes y escritura de aceptación y partición ante notario. Si los herederos no se ponen de acuerdo, aquí es donde el expediente puede quedar parado durante meses.
5. Liquidación de impuestosImpuesto sobre Sucesiones y Donaciones ante la comunidad autónoma competente y, si hay inmuebles urbanos, impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos (plusvalía municipal) en cada ayuntamiento donde radiquen. Son dos calendarios distintos que conviene llevar separados.
6. Inscripciones y cierreInscripción registral de los inmuebles, cambio de titularidad de vehículos y cuentas, y cierre con minuta final y entrega ordenada de la documentación al cliente.

2. El mapa de plazos, con su base legal

Estos vencimientos deberían quedar registrados en la agenda del despacho en cuanto se conoce la fecha del fallecimiento. La columna de aviso es una recomendación interna, no un plazo legal.

Presentar fuera de plazo sin requerimiento previo tiene coste: la Ley General Tributaria (art. 27) prevé recargos que crecen con el retraso. Además, algunas comunidades autónomas condicionan sus beneficios fiscales en el impuesto a la presentación en plazo, así que conviene comprobar la normativa autonómica aplicable en cada expediente.

3. Checklist documental

Convertida en plantilla de tareas dentro del expediente, esta lista ahorra la conversación más repetida del despacho: «¿esto ya me lo mandaste?».

Documentación del causante

• Certificado literal de defunción
• Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad
• Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento
• Copia autorizada del último testamento o declaración de herederos
• DNI o NIE del causante y documentación de su residencia habitual en los últimos cinco años

Documentación de los herederos

• DNI o NIE de cada heredero y legatario
• Libro de familia o certificados que acrediten el parentesco, que influye en reducciones y coeficientes del impuesto
• Certificado de discapacidad, si procede
• Poderes de representación si algún heredero no va a comparecer

Activo

• Notas simples registrales y referencias catastrales de cada inmueble
• Certificados bancarios de saldos y posiciones a fecha de fallecimiento
• Certificados de valores, fondos y planes de pensiones
• Documentación de vehículos
• Escrituras de participaciones sociales y cuentas anuales si hay empresa
• Pólizas de seguro de vida con designación de beneficiarios

Pasivo y gastos

• Certificados de deuda pendiente de préstamos e hipotecas
• Facturas de gastos de última enfermedad, entierro y funeral
• Recibos de tributos y suministros pendientes

Sobre los inmuebles, recuerda que desde la reforma de la Ley del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones por la Ley 11/2021, el valor de los bienes inmuebles es, con carácter general, su valor de referencia (art. 9.3). Declarar por debajo sin motivarlo invita a una comprobación.

4. Carpeta compartida frente a software de gestión

5. Honorarios, provisiones y suplidos

La herencia es un asunto largo con muchos pagos por cuenta del cliente. Mezclarlos con los honorarios en una sola línea de factura es garantía de discusión al cierre.

• Provisión de fondos inicial. Cubre certificados, notas simples, copia autorizada del testamento y una primera parte de honorarios. Se pide al firmar la hoja de encargo, no después.
• Suplidos. Notaría, registro, tasas y certificados. Van separados y con justificante, porque son pagos por cuenta del cliente y no ingreso del despacho.
• Honorarios. Porcentaje sobre el caudal, precio cerrado por tramos o por horas. Conviene fijar en la hoja de encargo qué ocurre si el expediente se paraliza por causa ajena al despacho.
• Hitos de facturación. Facturar en varios momentos, por ejemplo apertura, cierre del inventario y liquidación, evita concentrar todo el cobro al final.

6. Comunicación con varios herederos

El desgaste de una herencia pocas veces está en el derecho: está en coordinar a varias personas con distinta prisa y, a veces, sin relación entre ellas. Tres medidas lo reducen:

• Un interlocutor designado. Se acuerda en la primera reunión y se documenta por escrito: una persona canaliza peticiones y traslada la información al resto.
• Un único canal para la documentación. Un espacio compartido donde todos vean el mismo estado y los mismos documentos pendientes evita que cada heredero tenga una versión distinta.
• Un informe de estado periódico. Un correo breve cada tres o cuatro semanas, aunque no haya novedades. Cuesta cinco minutos y reduce las llamadas de «¿cómo va lo mío?».

7. Los seis errores más caros

1. Dejar pasar la ventana de prórroga. Solo se puede pedir dentro de los cinco primeros meses.
2. Aplicar la normativa autonómica equivocada. El punto de conexión es la residencia habitual del causante durante el mayor número de días de los cinco años anteriores al fallecimiento (Ley 22/2009, art. 28), no dónde estén los bienes ni dónde viva el heredero.
3. Valorar inmuebles por debajo del valor de referencia sin motivar la discrepancia.
4. Olvidar la plusvalía de algún inmueble situado en un municipio distinto al principal.
5. No documentar los intentos de contacto con el heredero que no responde. Sin ese rastro no se puede acreditar la diligencia del despacho.
6. Cerrar sin entregar la documentación ordenada. Meses después el cliente pedirá una escritura o un justificante.

8. Qué exigirle a tu software de gestión

Al evaluar una herramienta para llevar sucesiones, estas preguntas separan las que ayudan de las que solo guardan archivos:

• ¿Puedo registrar los vencimientos del expediente en una agenda con alertas y preaviso?
• ¿Calcula días hábiles teniendo en cuenta festivos nacionales y autonómicos?
• ¿Registra el tiempo por persona y asunto, para que la minuta refleje el trabajo real?
• ¿Controla las provisiones de fondos pedidas y pendientes?
• ¿Permite enviar la hoja de encargo a firma electrónica?
• ¿Deja un historial de actuaciones con fecha que sirva de prueba de diligencia?

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Real Decreto 1629/1991, Reglamento del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (arts. 67 y 68)
• Ley 29/1987, del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (art. 9)
• Real Decreto Legislativo 2/2004, texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales (art. 110)
• Ley 22/2009, de financiación de las comunidades autónomas (art. 28)
• Código Civil (art. 1005)
• Ley Hipotecaria (art. 254)
• Ley 58/2003, General Tributaria (art. 27)
• Decreto de 2 de junio de 1944, Reglamento Notarial (anexo II)
• Ley 20/2005, sobre la creación del Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento
• Real Decreto 398/2007, que desarrolla la Ley 20/2005 (art. 12)

Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal para un caso concreto. Los plazos, reducciones y bonificaciones del Impuesto sobre Sucesiones dependen de la comunidad autónoma competente y pueden cambiar después de la fecha de publicación. Comprueba la normativa vigente aplicable antes de tomar decisiones.